Controladoria aponta irregularidades no Instituto de Previdência Municipal

A Controladoria Geral do Município (CGM), órgão de controle criado pela Prefeitura de São Paulo, realizou, entre os meses de agosto e setembro de 2014, uma auditoria no Instituto de Previdência Municipal de São Paulo (IPREM). A ação teve o objetivo de analisar a legalidade e a legitimidade das aposentadorias e pensões pagas pelo órgão. No relatório, forma feitas novas recomendações para reduzir gastos e recuperar as perdas financeiras do município.

Em comparação ao primeiro monitoramento, realizado pela Coordenadoria de Auditoria Interna da Prefeitura em outubro de 2012, a CGM constatou que os avanços realizados pelo instituto não foram plenamente satisfatórios e geraram novos questionamentos e recomendações, que feitas na auditoria atual.

Veja abaixo as irregularidades apontadas:


Falhas no controle, acompanhamento e gestão de cobranças geradas por pagamentos indevidos de pensão
Uma planilha apresentada pelo Setor de Cobrança Amigável apresentou 1.848 processos, avaliados em R$ 10.820.509,55, referentes a pagamentos indevidos a ex-pensionistas. No entanto, o sistema desenvolvido pela Assessoria de Informática gera planilhas com informações divergentes, inviabilizando o levantamento do valor real das pendências, além de dificultar o acompanhamento e a análise do montante a ser recuperado.

Quanto à situação dos devedores, foi constatado que não houve alteração no saldo dos 200 casos analisados por amostragem. Também foi constatado que, dos acordos celebrados entre os dias 1/12/2013 e 31/12/2013, foram recebidos R$ 35,275,45, correspondentes a 1,5% do saldo registrado no início do mês, que era de R$ 2.156.353,48.

A autarquia também não dispõe de uma planilha de acompanhamento, demonstrando a fragilidade no controle dos acordos com parcelas inferiores a R$ 100,00.

Em resposta, o IPREM afirmou que adotou providências quanto às correções das informações, análises e processos encaminhados ao setor, para que os devedores sejam notificados para a cobrança dos débitos. O mapeamento do processo, onde estão sendo identificados os riscos operacionais, encontra-se em andamento.


Falta de assistentes sociais
Atualmente, a Divisão de Benefícios, responsável pela concessão das pensões, conta apenas com uma servidora no cargo de especialista em Assistência e Desenvolvimento Social, que já está em condições de se aposentar. Os assistentes são responsáveis pelo acompanhamento da situação socioeconômica dos beneficiários e pela realização de visitas domiciliares.

Mesmo após a recomendação da superintendência do IPREM para a abertura de um concurso público para suprir as 14 vagas destinadas ao cargo, a demanda não foi atendida pela Secretaria de Gestão. Após a realização da auditoria, a secretaria conseguiu a inclusão de sete vagas destinadas ao instituto no próximo concurso para os cargos.

De acordo com o IPREM, até o dia 21/12/2015 o quadro continuava com apenas uma servidora.


Falta de integração dos sistemas utilizados no gerenciamento e controle das aposentadorias e pensões
Em resposta aos questionamentos da auditoria sobre como era feita a integração dos sistemas, o IPREM informou que a Prodam seria contratada para a implantação de um sistema de gestão previdenciária, responsável pela concessão, manutenção e elaboração da folha de pagamento dos aposentados e pensionistas, além de gerir as contribuições e compensação previdenciária. Até o momento, a integração não foi efetivada.


Falta de gestão centralizada das aposentadorias e pensões
Conforme a Lei Municipal 13.973, de 12 de maio de 2005, o IPREM passaria a ser o único órgão gestor das aposentadorias e pensões, atuando no processamento dos dados, concessão e pagamento dos benefícios. O prazo máximo de dois anos, existente no artigo, expirou em maio de 2007. Mesmo com a prorrogação concedida pelas leis 14.651/2007 e 15.391/11, nenhuma providência foi tomada.

O IPREM afirmou que, ao longo de 2015, foram adotadas iniciativas para atender a legislação. Também está sendo elaborado um projeto de lei para a reestruturação e reorganização do instituto.


Falta de segregação de funções na divisão de benefícios
Ao ser questionada sobre a tentativa de segregar funções, a Divisão de Benefícios informou que a tentativa foi improdutiva. A CGM entende que a iniciativa serviria como princípio básico para o fortalecimento do controle e para coibir procedimentos inadequados, especialmente dos que exercem atividades-chaves de autorização, execução, aprovação/ateste, pagamento, registro, concessão e revisão.

Em setembro de 2015, o IPREM apresentou uma portaria para a reorganização administrativa do quadro existente, com finalidade de servir como transição para a situação futura, atendendo às necessidades institucionais e acolhendo as recomendações da Controladoria.


Falhas na formalização e ateste dos documentos entregues no recadastramento
A Controladoria identificou que não existem padrões, critérios e procedimentos para o recebimento e atestados da documentação, facilitando a ocorrência de problemas e contrariando a lei municipal vigente.

Um dos casos encontrados foi de uma beneficiária que teve o pagamento suspenso após uma denúncia de morte ocorrida em 1996. Ela recebia pagamentos indevidos por 17 anos e 10 meses, sendo o último no valor de R$ 1.474,11. A informação do óbito não constou no Sistema de Controle de Óbito (SISOBI).

Uma portaria criada pelo IPREM em 2014 criou o Núcleo de Informações Cadastrais, para o aprimoramento do controle dos documentos e menor exposição ao risco de fraudes.


Falta de políticas específicas para a verificação de pensionistas com idade superior a 80 anos
Atualmente, o IPREM gerencia pensões de 4.228 beneficiários com idade entre 80 e 106 anos.De acordo com a base de dados da folha de pagamento de pensões de julho de 2014, existem 2.594 beneficiárias na condição de filhas, irmãs e netas solteiras. Deste total, 54 estão na faixa etária entre 81 e 90 anos e outras 13 têm entre 91 e 101 anos, justificando a necessidade de visitas domiciliares aos beneficiários nessa faixa etária, independentemente do recadastramento obrigatório no mês do aniversário.


Pagamentos acima do teto constitucional
Na pesquisa realizada, foram encontrados pagamentos superiores aos limites remuneratórios estabelecidos por leis, como na função de Procuradores do Município e seus respectivos pensionistas, cujo teto é de R$ 26.589,68, e para os demais pensionistas, de R$ 24.161,03.

O IPREM informou que os apontamentos foram regularizados, considerando que as diferenças dizem respeito a gratificações de gabinete e foram excluídas, conforme o Decreto 52.192 de 18/03/2011.


Revisões de pensões não são submetidas ao Tribunal de Contas do Município
Foi constatado que, independentemente do montante calculado em função de revisões, reformas e reestruturações de pensões, o IPREM não tem por norma submeter o resultado à apreciação do Tribunal de Contas do Município de São Paulo (TCM). A Controladoria entende que os pagamentos gerados em função de alterações e revisões de pensão devem ser submetidos à apreciação e aprovação do TCM, cabendo a reavaliação dos procedimentos e rotinas. O IPREM respondeu que todos os processos de concessão de pensão são enviados ao TCM e reconheceu que não existem procedimentos para o envio dos processos de revisão das pensões. Diante dos apontamentos da CGM, o órgão prometeu verificar a adoção de novos procedimentos e rotinas.


Insuficiência Financeira
A última constatação levantada pela CGM é que as contribuições dos servidores ativos e inativos, somadas às patronais, não são suficientes para cobrir as despesas mensais com aposentadorias e pensões gerenciadas pelo IPREM. O ajuste financeiro é viabilizado por meio dos repasses sucessivos efetuados pela Prefeitura ao instituto. O IPREM informou que o Regime Próprio de Previdência Social do município está sendo reestruturado e um novo modelo de gestão está em andamento.


Recomendações:
Para evitar novas irregularidades, a CGM realizou uma série de recomendações para cada constatação. Uma delas foi o investimento em ferramentas de controle mais modernas e eficazes, para dificultar a ocorrência de erros pela inserção manual das informações. Essa seria uma forma de garantir a gestão unificada do regime de previdência dos servidores. Novas rotinas para a verificação periódica de pensionistas com idade superior a 80 anos também poderiam ser criadas, no intuito de dificultar a concessão de benefícios indevidos.


Leia a íntegra do relatório da auditoria da Controladoria Geral do Município

Leia as respostas enviadas pelo IPREM à CGM